ドキュメントを定量的・定性的に調査・分析します

文書環境の改善は、業務の効率化に直結します。そのため富士ビジネスでは、お客様の文書環境を総合的にマネジメントします。まずは環境調査を実施し、出力機器のメーカーや機種、使用状況などの情報を集計・分析し、使用傾向や課題を抽出します。

さらに、書庫のファイルメータを測ることでドキュメント総量を調査。その上で、文書管理の目的やオフィスレイアウトと照らし合わせて、機器やシステムの検討、今後の運用方針の策定を支援します。

オフィス内の出力機を最適化

文書の出力コストは、オフィスコストの中で大きなウェイトを占めています。機器の仕様・台数・配置などを見直すことで、紙資源や消費電力が削減できるだけでなく、ユーザーの利便性も大幅に向上します。またセキュリティ対策やコスト削減も実現するIC認証システムの導入支援やオフィスの移転に伴う大規模な入替にも対応します。

事例

• 機器台数と出力枚数を削減

  移転に合わせて、複合機16台、プリンタ38台を複合機11台に集約。出力枚数は移転前と比べ約25%削減することに成功した。

• 出力時の混雑を解消

  特定の機器に出力が集中していたため、ICカードを用いてどの機器でも出力できるシステムを導入。待ち時間をほぼ無くすことができ、業務効率が向上した。

• 複合機の大規模入れ替え

  全国の支店にある100台を超える複合機の同時入れ替えをマネジメント。全拠点の調査とRFP作成を行い、コンペを実施した。利便性の向上と約70%のコスト削減に成功。

• 見える化とマニュアル作成

  メーカーや運用方法がバラバラだった複合機16台、プリンタ13台について、問題点を可視化。メーカーを統一してマニュアルも作成し、コストとスペースを大幅に削減した。

このページの先頭へ

「文書の電子化」で業務効率をアップ

社内の書類のうち、社内保管が必要なものは全体の２割だけと言われています。富士ビジネスでは、スキャニングや文書管理システム構築などの自社サービスに加え、外部倉庫での保管や廃棄溶解処理など、協力会社とサービス連携。書類の発生から廃棄までの各フェーズで紙を増やさない仕組みづくりをサポートします。

さらに、文書の電子化により、検索・閲覧性の向上や、執務スペースの有効活用、セキュリティ向上、BCP対策などに役立つほか、環境負荷低減にも貢献できます。

書類の各フェーズで課題を解決

事例

• 移転時に書類を電子化

  オフィス移転時に、ハイキャビネット約20本分の保管書類を電子化。移転後のスペースを有効活用でき、検索性と閲覧性も向上した。

• 文書管理システムを導入

  キャビネット3本分の契約書の閲覧に文書管理システムを導入。それまで時間がかかっていた検索が素早く行えるだけでなく、データの共有化やセキュリティの強化も実現した。

• 書類削減をマネジメント

  移転時の書類削減をマネジメント。現状比50%減を目標として進捗を管理し、社内保管、社外保存、電子化、廃棄のラベル付け、機密情報の溶解処理などを実施した。